Forum Kirche und Management  Zurück  : | :  Startseite 

Veränderungsmanagement in der Kirche
Forum KuM

Praxisbericht eines Veränderungsprojektes in der evangelischen Kirche: Sicherung der perspektivischen Entwicklung und Handlungsfähigkeit

Kurzbeschreibung:

Die Evangelische Stadtgemeinde Marl hat eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die perspektivisch ausgerichtete Veränderungen initiieren soll. Dieses Veränderungsvorhaben wurde durch eine externe Beratung unterstützt.

1 Ausgangssituation
Im 4. Quartal 2002 wurde durch den Geschäftsführenden Rat der esm (Evangelische Stadtgemeinde Marl) die Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ implementiert.
Zur Unterstützung und Begleitung der Arbeitsgruppentätigkeit wurde ein Berater der SPS (Schwarz, Prof. Spruth & Associates in die Arbeitsgruppe berufen und hat einige Arbeitsgruppensitzungen begleitet.
Die Ausgangssituation wurde vor allem durch zwei Rahmenbedingungen geprägt:
1. Finanzielle Rahmenbedingungen
Ein Forecast für das laufende Haushaltsjahr ergab eine Deckungslücke. Es war davon auszugehen, dass es sich hierbei nicht um eine kurzfristige, sondern strukturelle Deckungslücke handeln würde, die zu einer langfristig schlechten Haushaltslage der esm führen würde.

2. Organisationsveränderungen
Die esm strebt Organisationsveränderungen zum 1.4. 2004 an. Hierbei sollen die acht Einzelgemeinden in eine Gesamtgemeinde übergehen, die in Gemeindebezirke unterteilt wird. Da es in Marl dann keine Einzelgemeinden mehr gibt, können die Pfarrbezirke neu gebildet und den jeweiligen Erfordernissen angepasst werden. Dabei sollen die Anbindungen zu den jeweiligen Kirchen in den Stadtteilen aber erhalten bleiben. Mit einer kleineren Anzahl von Entscheidungsgremien soll eine zügigere Entscheidungsfindung erreicht werden.

Zum Zeitpunkt der Implementierung der Arbeitsgruppe schien der Organisationsveränderungsprozess in der geplanten Form und dem gewünschten Zeitplan gefährdet, da die Zustimmung zu diesem Organisationsveränderungsprozess nicht vollständig erreicht werden konnte (was inzwischen erfolgt ist).

Darüber hinaus sah der Geschäftsführende Rat die Notwendigkeit, neben den bestehenden Gremien eine Arbeitsgruppe ins Leben zu rufen, die sich grundsätzlich mit Fragen der perspektivischen Entwicklung der esm befasst. Die Handlungsfähigkeit sollte wieder gestärkt werden und die durch die finanziellen Rahmenbedingungen eingeschränkten Spielräume erweitert werden. Als grobes Ziel wurde zu Beginn der Arbeitsgruppentätigkeit formuliert, „(…) aus dem Korsett herauszugehen, in das uns die Finanzen gebracht haben. Das können wir nicht, wenn wir immer nur reagieren.“

Es wurde zu Beginn der Arbeitsgruppentätigkeit auch deutlich, dass das Vorhaben der Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ die gängigen Merkmale eines klassischen Veränderungsvorhabens aufweist. Die oben beschriebene Ausgangssituation hatte den notwendigen „Leidensdruck“ erzeugt, der Veränderungen notwendig machte.

Es wurden in der Arbeitsgruppe zu Beginn folgende Kernpunkte für erfolgreiche Veränderungsvorhaben besprochen, die Berücksichtigung finden sollten.

Es erfolgte eine Einigung, dass eine Kombination eines Projekt- und Veränderungsmanagements die sicherste Vorgehensweise sei, um eine erfolgreiche Arbeit der Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ zu gewährleisten. D.h., die Kernpunkte eines Veränderungsvorhabens sind zu berücksichtigen und die klassische Vorgehensweise einer zeitlich befristeten Projektdurchführung (Auftragsklärung, Definition von Arbeitsbereichen, Maßnahmenplanung und –durchführung etc.) anzuwenden.

2 Vorgehensweise der AG „Prioritäten und Strategie“

2.1 Allgemeines zu Vorgehensweisen / Arbeitsformen
Die Arbeitsgruppe hat in der Regel in gemeinsamen Sitzungen Aufgaben bewältigt. Insgesamt fanden 10 Sitzungen der Arbeitsgruppe statt. Zu jeder Sitzung wurde ein Protokoll erstellt.

Dabei wurde folgende inhaltliche Vorgehensweise gewählt:
Neben der Bearbeitung der hier dargestellten Themen hat sich die Arbeitsgruppe mit neuen Methoden und Techniken zur erfolgreichen Bewältigung der anstehenden Aufgaben befasst. Dbzgl. wurde in der Regel ein methodischer Input geliefert und im Anschluss daran die vorgestellte Methode bzw. Technik innerhalb der Arbeitsgruppe angewendet. Ziel war es, eine Sensibilisierung für neue Methoden und Techniken zu generieren und methodische Impulse für die zukünftige Bearbeitung vergleichbarer Themen zu geben.

2.2 Auftrag der Arbeitsgruppe
Nach der groben Planung der Arbeitsgruppentätigkeit wurde ein Auftrag für die Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ definiert, der für die weiteren Arbeitsphasen als Leitfaden diente.

2.2.1 Methodischer Input
Zur Vorbereitung der Auftragsdefinition wurden folgende Kriterien für eine erfolgreiche Auftragsklärung berücksichtigt:
Die Bedeutung der Auftragsklärung und anschließenden Auftragsdefinition liegt in der Bereitstellung eines Leitfadens für die weitere Zusammenarbeit innerhalb einer Arbeitsgruppe. Sie schafft damit eine gemeinsame Basis und hilft evtl. auftretende Widerstände oder Hemmnisse zu überwinden.

2.2.2 Vorgehensweise
Die Auftragsdefinition erfolgte mittels der Moderationsmethode (Moderationsmethode bezeichnet die Anwendung von Moderationstechniken unter Berücksichtigung gängiger Moderationsphasen, die innerhalb der Bearbeitungsphase eines Themas durch jede Arbeitsgruppe durchlaufen werden. Die Moderationsmethode dient dazu, gute, gemeinsame Ergebnisse innerhalb einer Arbeitsgruppe zu erzielen und die Vorstellungen der einzelnen Mitglieder zu berücksichtigen. D.h., Moderation gibt der Kommunikation der Beteiligten eine Struktur.

Zu Beginn der Auftragsklärungsphase wurden potenzielle Inhalte des zu definierenden Auftrags ermittelt. Diese Ermittlung erfolgte durch das Sammeln von Vorschlägen der einzelnen Arbeitsgruppenmitglieder per Kartenabfrage. Im Anschluss wurde durch Clusterung (Konsolidierung) der einzelnen Inhaltsvorschläge eine Herausbildung von im Auftrag zu berücksichtigenden Themen erreicht. In Gruppenarbeit (zwei Gruppen) wurde jeweils ein Auftrag definiert. Aus den beiden Auftragsvorschlägen wurde durch die Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ ein Auftrag definiert.

2.2.3 Ergebnis
Folgender Auftrag wurde verabschiedet:
„Die AG ‚Prioritäten und Strategie’ wird nach Situationsanalyse Methoden und Maßnahmen erarbeiten, die finanziell gesichert Strukturen und Arbeitsfelder verändern. Dadurch entsteht eine nach innen und außen profilierte und transparente, effizient, professionell sowie kreativ arbeitende ev. Kirche in dieser Stadt.“

2.3 Ziele der Arbeitsgruppe
Nach der Auftragsdefinition für die Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ wurden die Ziele, die die Arbeitsgruppe zu erreichen versucht, ermittelt.

2.3.1 Methodischer Input
Um Vorhaben durchführen zu können, ist eine Zieldefinition zwingend notwendig. Je genauer diese erfolgt, desto erfolgreicher und effizienter kann in der Arbeitsgruppe gearbeitet werden.

Folgende Kriterien gelten für eine gute Zieldefinition:
Darüber hinaus ist es bei Veränderungsvorhaben sinnvoll, nicht nur Ziele zu definieren, die sich auf die anzustrebenden Veränderungen beziehen, sondern sich darüber Gedanken zu machen, was von dem Bestehenden bewahrt bleiben soll und welche Veränderung unbedingt vermieden werden soll. Daher erfolgte in der Arbeitsgruppe „Prioritäten und Strategie“ die Differenzierung in:
2.3.2 Vorgehensweise
In Gruppenarbeit wurden in zwei Arbeitsgruppen unter weitgehender Berücksichtigung der vorgestellten Kriterien und Differenzierungen (Veränderung, Vermeidung, Bewahrung) relevante Ziele formuliert (s.u). Diese dienten zur Herausbildung der zu bearbeitenden Arbeitsbereiche und unterstützten das gemeinsame Verständnis innerhalb der Arbeitsgruppe bzgl. der weiteren Vorgehensweise.

2.3.3 Ergebnis
Folgende Ziele wurden in den Gruppenarbeiten (hier nur Auszüge) definiert:

 Zurück  : | :  Startseite