Projektmanagement in Nonprofit-Organisationen
ein Beitrag aus dem Handbuch zur Führung der Nonprofit-Organisation
Verlag Schäffer-Poeschel, 2003
D A S L E T Z T E wird uns beim Projektmanagement (PM)abverlangt.
Denn - PM ist d i e große interaktive Herausforderung für Führung & Leitung:
das vielfältige Spiel mit Macht und Kooperation und Inspiration
(dies ist die höchst-persönliche Meinung des Rezensenten).
Veröffentlichungen zum PM sollten daher vor allem MUT-MACHEN – für diese Herausforderungen.
Die vorliegenden Ausführungen zum PM in NPOs gliedern sich in 6 Abschnitte:
- Ziele und Funktionen von PM
- Projektumfeld-Analyse
- Projekt-Organisation
- Netzplantechnik zur Ressourcen-Planung
- Projekt-Implementierung
- weiterführende Literatur.
Im ersten Abschnitt werden die vielen Vorteile von PM aufgezählt.
Es ermöglicht –
- die Flexibilitäten zu erhöhen
- die dezentralen Verantwortungen zu beleben
- die Akzeptanzen zu stärken
- das Know-how zusammenzuführen
- die Innovationen zu beflügeln
Folgende Phasen sollen beim PM durchlaufen werden:
- die Vorbereitungen
- der Start
- die Abwicklung des Projekts (unter Einhaltung der geplanten Zeit, Kosten, Ablaufphasen)
- die Koordination der Ressourcen und der Beteiligten
- die Berücksichtigung von Änderungen
- der Abschluss mit Abschlussbilanzierung.
Aufgefallen – im ganz positiven Sinn – ist dem Rezensenten die Definition von Projekt:
„Alles, was aus dem Alltagskram herausragt“.
Damit wird die Hauptbotschaft dieses Abschnittes unterstrichen:
PM ist eine sehr besondere & sehr situative Arbeitsmethode.
Im zweiten Abschnitt wird die „Projektumfeld-Analyse“ vorgestellt; gemeint ist damit die „Situationsanalyse“ der Ausgangslage:
- die Identifikation des (Projekt)Umfeldes
- die Aufbereitung aller relevanten Informationen
- die Beschreibung der notwendigen Strategien und Maßnahmen
Als besonderer Vorteil wird herausgestellt, dass mit sorgfältiger Problemumfeld-Analyse auch die Sensibilität bei allen Beteiligten zum geplanten Projekt gestärkt wird.
Der Absatz „Praxisbeispiel“ in diesem Abschnitt verdient seinen Namen nicht.
Als wertvolles Werkzeug bei der Situationsanalyse wird die Systemische Organisationsaufstellung genannt – leider werden aber keine weiteren Informationen dazu gegeben.
Im dritten Abschnitt wird die Projektorganisation beschrieben.
Es werden drei Modelle vorgestellt:
- Reine Projektorganisation (auch: Lienenprojekt-Organisation)
- Einflussprojekt-Management (auch: Stabsprojekt-Organisation)
- Matrix-Projekt-Organisation
Dem Rezensenten erscheint
1. die Beschreibung dieser 3 Modelle zu knapp geraten
2. die Präsentation dieser 3 Modelle inkonsequent (da im Text erwähnt wird, dass man heute zunehmend eine „virtuelle Organisation“ anstrebe - die aber nicht weiter erläutert wird!?)
Die Checkliste (am Ende des Abschnitts) sollte die Auswahl der geeigneten Organisation erleichtern. Nach Meinung des Referenten ist aber nichts weiter, als eine Anhäufung von sehr theoretischen Qualitäten, die dem Praktiker wenig Nutzen geben können.
Im vierten Abschnitt wird die Netzplantechnik vorgestellt, als Methode zur Ressourcenplanung.
Vier Ziele werden für diese Methode genannt:
- Ablaufplanung
- Zeitplanung
- Kostenplanung
- Kapazitätsplanung
Die kurze Beschreibung dieser (nach Meinung des Rezenten sehr hilfreichen Methode für komplexe Projekte) ist eher abschreckend als einladend zu praktischem Tun.
Bei der Beschreibung der Vor- und Nachteile wird die alte Projektweisheit GIGO erwähnt – ohne weitere Erklärungen dazu abzugeben (garbage in – garbage out; zu Deutsch etwa: Wie du in den Wald hineinrufst – so schallt es heraus). Schade – denn in diesem Zusammenhang könnte man die sozial-psychologischen Anforderungen an das PM präsentieren.
In einer Fußnote (!) wird MS Project erwähnt, ein Produkt von Microsoft, das nach den Erfahrungen der Verfasser bei komplexen Projektsteuerungen häufig verwandt wird.
Aber, leider: kein Hinweis auf Erfahrungen, Vorteile etc !
Im fünften Abschnitt wird die Implementierung beschrieben.
Nun endlich (Seufzer des Rezensenten) ringen sich die Verfasser zu handfest-brauchbaren Aussagen durch.
Es werden nämlich 10 praktische Regeln vorgestellt:
1. Definiere eine Person als Auftraggeber
2. Definiere die Projektleitung
3. Entscheide über das Budget vor Projektbeginn
4. Formuliere den Auftrag schriftlich
5. Organisiere die nötigen fachlichen Kompetenzen
6. Informiere das Umfeld (Betroffene i.w.S.) über Ziele & Ablauf des Projekts
7. Definiere den START des Projekts
8. Animiere ein Klima der Aufgeschlossenheit während des Projektablaufes
9. Organisiere einen permanenten Soll-Ist-Vergleich
10. Definiere das ENDE des Projekts
Im sechsten Abschnitt wird weiterführende Literatur angekündigt.
Drei Werke werden angeführt, eines davon von den Verfassern.
Zusammenfassend meint der Rezensent:
- der vorliegende Artikel ist sehr theoretisch und sehr allgemein gehalten
- die Schreibe ist teilweise sehr spröde und in lange Sätze gekleidet(zB Seite 6 unten)
- die Praxisbeispiele bieten wenig praktischen Nutzen
- die Tabellen sind unübersichtlich.
Er mag auch keine Zielgruppe für diese Veröffentlichung empfehlen.
Rezensiert für KuM von KuM-Partner Frank Niemann, 14. Juli 2003